Dans un marché de plus en plus concurrentiel, gagner du temps et optimiser les performances devient un enjeu de taille pour les entreprises. L’externalisation, ou communément appelé « outsourcing », consiste à déléguer des tâches spécifiques vers un prestataire externe. Le choix de l’externalisation est suivi d’un succès fulgurant pour certaines entreprises qui souhaitent devenir plus compétitives dans leur secteur. Mais pour réussir dans les stratégies d’externalisation, il est important de bien comprendre leur fonctionnement.

C’est quoi une stratégie d’externalisation ?

L’externalisation est une démarche à travers laquelle une organisation transfère une ou plusieurs activités à un prestataire spécialisé. Avec l’évolution du digital, cette démarche stratégique mise sur les nouvelles technologies permettant d’externaliser plus facilement certaines fonctions redondantes et chronophages.

Un projet d’externalisation a pour objectif d’optimiser les activités d’une société tout en réduisant les coûts et le délai nécessaire pour la réalisation d’une mission. Grâce à l’outsourcing, les employés d’une organisation sont assurés de rester pleinement concentrés sur leur cœur de métier de manière à optimiser leur productivité.

Externalisation, intégration, sous-traitance : quelles différences ?

Il existe plusieurs stratégies visant à répondre aux enjeux de performances d’une entreprise. Parmi ces méthodes se trouvent l’externalisation, l’intégration et la sous-traitance. Si ces méthodes ont certaines fonctions similaires, elles présentent des différences notables, à savoir :

  • L’externalisation

Dans le cadre d’une externalisation, l’entreprise choisit de faire appel à un prestataire extérieur à qui elle va confier tout ou partie de ses activités stratégiques. Elle peut aussi prendre la décision d’externaliser ses fonctions de soutien comme la comptabilité ou la communication. Cependant, l’ensemble de ces démarches, comme l’externalisation des processus, l’externalisation de la production ou la gestion RH, doivent obligatoirement être encadrées par un contrat, généralement sur une longue période. Les contrats d’externalisation sont des documents mentionnant le type d’activité à décentraliser, ainsi que les responsabilités et les obligations des deux parties signataires. L’obligation de résultat est de mise : dans le cas où l’une des parties impliquées ne respecte pas ses engagements, des sanctions doivent être prévues dans le contrat d’externalisation.

  • L’intégration

Contrairement à l’externalisation qui consiste à décentraliser ses activités, la stratégie d’intégration vise à regrouper les activités des entreprises dans une seule et même structure. Cette méthode, également connue comme l’internalisation, a pour but d’aider la société à mieux maîtriser l’ensemble de son processus de production. Il existe différentes formes d’intégration, dont l’intégration en aval. Elle permet à l’entreprise de prendre le contrôle total du réseau de distribution de ses produits. Internaliser en amont consiste à assurer l’approvisionnement indispensable à la production en prenant le contrôle des fournisseurs. Quant à l’intégration verticale, elle permet à la fois d’assurer l’ensemble des activités et de maîtriser le processus de production. Une stratégie d’intégration entraîne la diversification des domaines d’activités stratégiques ou DAS, rendant l’organisation plus complexe.

  • La sous-traitance

La sous-traitance fait partie des techniques d’externalisation utilisées par les entreprises. Il existe deux types de sous-traitance selon l’objectif à atteindre :

  • la sous-traitance de capacité : cette forme de sous-traitance intervient lorsque la production à réaliser est supérieure à la capacité d’entreprise. En déléguant certaines tâches, la société est en mesure de faire face à un éventuel pic d’activités tout en mobilisant ses ressources pour des missions urgentes ;
  • la sous-traitance de spécialité : lorsque l’entreprise ne dispose pas les compétences requises pour compléter une mission spécifique, elle peut se tourner vers un collaborateur spécialisé ou choisir un prestataire expert du domaine visé.

La sous-traitance se démarque de l’externalisation par la durée du contrat. Alors que l’externalisation est un contrat à long terme, la sous-traitance est un contrat ponctuel. Le prestataire ou le freelance s’engage à réaliser les missions selon les cahiers des charges fournis par l’entreprise cliente pendant la durée fixée dans le contrat.

Quels sont les avantages de l’externalisation ?

Externaliser certaines de ses activités présentes de nombreux points forts pour une entreprise :

  • En premier lieu, cette méthode offre une meilleure maîtrise du coût de production, puisqu’elle n’entraîne aucune charge ni frais liés à la gestion de personnel. Seules les prestations mentionnées dans le contrat sont facturées par le prestataire, permettant à l’entreprise de ne payer que pour les services dont elle a besoin.
  • Confier les tâches fastidieuses à un prestataire permet de se recentrer sur l’essentiel. L’entreprise réalise un gain de temps important qu’elle pourra utiliser pour ses activités à forte valeur ajoutée et gagner de la souplesse opérationnelle.
  • De plus, les activités transférées sont prises en charge par un professionnel dans son domaine. Le prestataire dispose des moyens matériels et humains lui permettant d’améliorer la qualité des services apportés aux clients, et dans le respect des délais.

Cette solution apporte ainsi une force de vente supplétive permettant à l’entreprise d’accroître ses bénéfices, sa compétitivité et de s’établir sur son marché.

Quels sont les différents types d’externalisation ?

Qu’il s’agisse de start-up, de TPE, de PME ou de grandes entreprises, il existe plusieurs types d’externalisation adaptée aux besoins de l’entreprise, son secteur d’activité et sa trésorerie. Selon les enjeux et les objectifs à atteindre, le choix du prestataire doit se faire selon certains critères tels que les tarifs, la proximité géographique et la qualité des prestations. Vous avez le choix entre trois types de décentralisation :

  • L’externalisation offshore

Nombreuses sont les entreprises à opter pour l’externalisation offshore afin de réaliser des économies. Cette stratégie consiste à confier les activités à un prestataire offshore basé dans un autre pays. La délocalisation des services – ou externalisation des services à l’étranger – s’accompagne de nombreux avantages, dont un accès à des compétences qualifiées moyennant des honoraires réduits. La flexibilité des horaires de travail des sociétés offshore constitue également un atout majeur, de manière à ce que le donneur d’ordre puisse accéder aux services externalisés selon un créneau large. En optant pour l’externalisation offshore par des prestataires extérieurs, l’entreprise peut optimiser la vitesse d’exécution des missions et la productivité de ses équipes.

  • L’externalisation nearshore

Ce type d’externalisation consiste à avoir recours à des prestataires installés dans un pays voisin ou frontalier. L’entreprise bénéficie d’un groupe de talents variés et de coûts faibles à proximité. Très pratique, cette stratégie permet de préserver le même fuseau horaire dans la réalisation des missions. La gestion des activités se fait également dans un cadre culturel et linguistique similaire, assurant une meilleure compréhension entre les deux parties.

  • L’externalisation onshore

L’externalisation onshore vise à confier l’ensemble du processus de production à une seule personne ou une entreprise basée dans le même pays. La société achète les services des sous-traitants qui s’occupent en retour des tâches citées dans le cahier des charges. Ce type d’externalisation s’adresse aux entreprises qui veulent une main-d’œuvre de proximité tout en bénéficiant d’une réduction des coûts. Il répond également aux problématiques liées à la protection de la propriété intellectuelle de la société.

Quels sont les process métiers à externaliser ?

Le recours à l’externalisation se présente comme une solution idoine pour faciliter la transition numérique d’une entreprise. Outre les projets liés à la transformation digitale, les activités pouvant être externalisées sont par ailleurs nombreuses, comprenant :

  • Externalisation du service client

La relation client joue un rôle capital dans le développement d’une entreprise. Pour renforcer les liens avec sa clientèle, l’externalisation du service client reste la meilleure option. Les consultants se chargent de la gestion des canaux inhérents à la digitalisation de la relation client, dont le télésecrétariat, les chatbots, l’assistance virtuelle, le traitement des emails et des appels entrants, etc.

  • Externalisation RH

Que ce soit pour la gestion du personnel, les recrutements, la gestion de la paie des employés ou l’organisation du plan de formation, les ressources humaines constituent un pilier majeur dans le fonctionnement d’une entreprise. Confier la mission de gestion des ressources humaines à un sous-traitant extérieur permettra de mieux contrôler l’organisation administrative du personnel, mais aussi les aspects juridiques liés au droit du travail. Vos prestataires s’occuperont entre autres de l’archivage et de la sécurité des documents sensibles de l’entreprise, des déclarations sociales, du logiciel de paie, sans oublier les tâches administratives quotidiennes ou ponctuelles. Externaliser la paie et la fonction RH permet aussi d’améliorer la qualité de vie au sein de l’entreprise, optimisant la productivité des salariés.

  • Externalisation commerciale

L’optimisation de la stratégie commerciale d’une entreprise passe par l’externalisation des activités inhérentes à ce secteur. Le traitement des commandes et la rédaction des ventes font partie des services généraux proposés par le prestataire. Une solution d’externalisation commerciale englobe aussi les fonctions logistiques comme la prise de commande, le suivi de bons de commande ou de dossier d’inscription et la gestion des réclamations des clients.

  • Externalisation de la communication

Pour optimiser le développement d’une entreprise, la mise en place d’une stratégie marketing fiable s’avère nécessaire. Externaliser les activités liées au volet marketing et communication s’avère donc indispensable pour réaliser cet objectif. Le community management, la création des sites de e-commerce, ainsi que la modération de votre site internet peuvent être pris en charge par un prestataire informatique externe spécialisé dans le marketing digital ou des développeurs web freelances. Le donneur d’ordre peut aussi établir une stratégie de webmarketing externalisée en confiant la gestion de ses canaux de communication digitale comme les réseaux sociaux. Le professionnel choisi se charge aussi du référencement naturel du site en vue d’obtenir un bon positionnement sur les moteurs de recherche. Les campagnes de mailing et la création de trafic font également partie des tâches pouvant être transférées en cas de recours à un prestataire externe dans le cadre d’un processus d’externalisation marketing.

  • Externalisation de l’image

Certaines fonctions back-office liées à la gestion d’image peuvent aussi être déléguées à un prestataire externe. Ce professionnel se chargera d’enrichir le contenu du site de l’entreprise, allant de la création de la plateforme à sa gestion. Les services proposés comprennent le traitement de photos et de vidéos ou la création de retouches visuelles.

  • Externalisation de la comptabilité

Une opération d’externalisation des différentes fonctions liées à la comptabilité permet un véritable gain de temps pour l’entreprise. Dans le cadre d’une stratégie d’externalisation comptable, vous faites appel à un expert-comptable extérieur pour la gestion de la fiscalité de la société, la réalisation d’un prévisionnel financier, des inventaires et des comptes annuels, ainsi que la saisie des données comptables ou la facturation.

  • Les BPO pour la veille

Le Business Process Outsourcing, ou BPO, peut aussi concerner la veille en entreprise. La veille stratégique vise à vérifier et confirmer les décisions prises au sein de la société avant de l’exécuter. Le prestataire chargé des opérations d’externalisation de veille étudie différentes données telles que l’état du marché, les actualités médiatiques et l’activité récente de la concurrence pour orienter l’entreprise dans la prise des décisions.